ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Description du poste

Notre client, groupe industriel international, recherche un/e Assistant(e) de Direction pour une mission longue, démarrage immédiat

Rattaché à l'équipe recherche et développement, vous assistez le directeur de la recherche et développement pour l'organisation logistique et matérielle de différentes tâches (gestion de l'agenda, organisation et préparation de réunions, organisation de préparation de déplacements, saisie de notes de frais, commande fournitures administratives, organisation des visites des clients).

Voici le détail de vos missions :

Gestion de l'agenda et des emails prioritaires :
- Traitement et suivi des actions des emails prioritaires
- Délégation, replanification de réunions
- Organisation des réunions avec les collaborateurs du directeur R&D

Gestion administrative des équipes
- Approbation des congés, absences, télétravail
- Gestion des anomalies de pointages des collaborateurs

Gestion documentaire
- Création ou mise à jour de documents à destination des collaborateurs (support de réunion, reporting, organigrammes...)

Organisation réunions et visites clients
- Réservation salle, mise à disposition vidéo projecteur et matériel de sonorisation
- Réservation de repas

Organisation et gestion des déplacements
- Réservations transports, hôtels.
- Enregistrement vols
- Modification des réservations si nécessaire
- Saisie des notes de frais

Gestion des fournitures administratives
- Collecte des besoins
- Passage et réception des commandes

Suivi des commandes de prestation matérielles et intellectuelles
- Comptabilisation des commandes
- Consolidation des dépenses mensuelles et annuelles

Gestion des expéditions pour la R&D
- Gestion des compte utilisateurs
- Suivi de la facturation et demande de budget vers le service financier

Profil recherché

Doté(e) de qualités d'organisation, d'un bon sens du relationnel, à l'aise dans la communication écrite et orale (Français, Anglais), avec une bonne maîtrise des outils informatiques (mail, Microsoft Office, suite Google), autonome et sachant gérer les priorités, vous accomplissez vos missions afin d'assister le Directeur R&D du groupe.